Banner blog Berlatih Dasar Wordprocessing menggunakan Microsoft Word

Berlatih Wordprocessing menggunakan Microsoft Word

Microsoft Word adalah salah satu aplikasi untuk berlatih wordprocessing. Pada artikel sebelumnya, aplikasi wordprocessing lain dapat menggunakan WPS maupun Open Office.

Link artikel sebelumnya: Aplikasi Perkantoran untuk Menunjang Pekerjaan

Anda tidak harus menggunakan MS. Word. Bisa pakai 2 aplikasi tersebut. Yang terpenting adalah paham lokasi “fitur-fiturnya”. Karena akan sedikit berbeda letak dan penamaanya.

Tapi kalau Anda rasa lebih aman dan nyaman pakai punya Microsoft, ya silahkan. Kecuali Anda butuh “tantangan” itu lebih baik. Ilmunya bermanfaat untuk Anda, apalagi bisa disharing bersama.

Bagi yang punya “cara” tersendiri, saya siap publish tulisan Anda di sini jika mau, hehehe…

Oke! begini skenario belajarnya;

  1. Usahakan memiliki perangkat komputer/laptop. Kalau pakai HP bagaimana? Saya yakin butuh “effort” cukup tinggi. Karena fitur dan tata letaknya tidak senyaman di kompi/komputer dan laptop.
  2. Materi belajar terdapat 4 bagian. Masing-masing bagian akan saya update setiap minggu.
  3. Bahan praktik sudah saya siapkan. Anda tinggal download agar tidak capek ketik ulang.

Kali ini saya menggunakan Microsoft Word versi 2016. Jika ingin yang terbaru dengan fitur-fitur yang bagu, gunakan Microsoft Office 365.

Jangan lupa, gunakan teknik BLOK untuk melakukan penyesuaian terhadap teks pada naskah. Hal ini tidak akan saya sebut berulang-ulang di pembahasan berikutnya.

Link bahan praktik wordprocessing-nya itu disini.

Materi #1 Melakukan Pengaturan Indentasi

Setiap dokumen hasil pengetikan perlu dilakukan pem”format”an. Atau sederhananya adalah melakukan penyesuaian bentuk dan ukuran. Bentuk dan ukuran apa?

Tentu dalam hal ini adalah dokumen perkantoran seperti surat. Lazimnya ukuran dan bentuk surat di Indonesia sama. Ukuran bakunya seperti kertas yang ada dipasaran; A4, F4 atau Kuarto/Letter.

Nah, berikutnya adalah mengenai bentuk. Bentuk naskah atau dokumen tentu mengikuti standar atau gaya khas masing-masing. Bebas, tidak ada patokan khusus, setiap orang atau perusahaan bisa menetapkannya.

Apa saja yang perlu disesuaikan?

Tata letak atau layout

Hal pertama yang harus diperhatikan dalam dunia “ketik-mengetik” adalah tata letak.

melakukan pengaturan tata letak naskah di microsoft word
Fitur Layout Microsoft Office

Kadangkala terlupakan oleh “typist” tentang ini. Sehingga “layout” sebuah naskah dilakukan di pertengahan atau di akhir. Hal ini dapat menyebabkan perubahan pada tata letak naskah. Beberapa baris teks mungkin bergeser, tidak pada posisi yang tepat.

Hal yang paling mudah, perhatikan kertas cetak yang akan anda gunakan. Pilih SIZE sesuai kertas yang tersedia, misal; A4. Lalu bagaimana dengan batas pengetikan atau MARGINS? Ikuti aturan perusahaan, jika tidak ada tentukan sendiri. Kalau nge”blat”/duplikat dari contoh yang ada, ukur saja pakai penggaris.

Untuk bentuk hasil akhir naskah, orientasi perlu di atur melalui ORIENTATION. Secara “default” naskah akan berorientasi “portrait” atau memanjang ke atas. Jika membutuhkan penyesuaian ke orientasi “landscape” atau memanjang ke samping, tinggal diubah.

Huruf

Apa saja yang perlu dilakukan untuk penyesuaian huruf? jenis huruf, ukuran huruf, warna huruf, besar kecil huruf, efek huruf, dan jarak huruf. Kurang lebih itu !

Fitur Font Microsoft Office

Jenis huruf yang umum digunakan di Indonesia dalam bidang formal seperti; Times New Roman, Arial, Georgia, Myriad Pro, Garamond, Calibri, dan Helvetica. Tapi tidak menutup kemungkinan jenis huruf lainnya bisa digunakan. Dikembalikan pada ketentuan masing-masing perusahaan.

Warna huruf untuk naskah formal biasanya dominan hitam. Tapi, sekali lagi dikembalikan pada ketentuan masing-masing perusahaan.

Susunan kapital dan nonkapital biasanya merujuk pada PUEBI yang dulunya lebih dikenal dengan EYD. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia merupakan pengganti Ejaan Yang Disempurnakan. Fitur yang dapat digunakan adalah CHANGE CASE.

Efek huruf yang populer digunakan bahkan dijadikan “icon” seperti; Bold, Italic, Underline. Selain ketiga efek tersebut ada efek lain yang tersedia dipengaturan lanjutan (tekan CTRL + D).

Jarak huruf atau character spacing digunakan untuk mengatur posisi huruf dalam sebuah baris kata atau kalimat. Pengaturan yang dapat digunakan seperti Spacing – Expanded dan Spacing – Condensed. Coba blok 1 kalimat dalam 1 paragraf kemudian berikan pengaturan expanded atau condensed tersebut.

Pengaturan Lanjutan Fitur Font

Untuk mengatur posisi atas bawah sebuah huruf atau kata melalui Position-Raised atau Position-Lowered. Coba blok 1 kata dalam 1 kalimat kemudian berikan pengaturan tersebut.

Fitur jarak huruf ini dapat digunakan jika kerapatan sebuah huruf, angka, maupun simbol perlu disesuikan secara manual. Hal ini dilakukan dengan tujuan menyesuaikan susunan paragraf agar sesuai dengan kondisi yang diinginkan.

Paragraf

1 kata terdiri dari beberapa huruf. 1 kalimat terdiri dari beberapa kata. Dan 1 paragraf terdiri dari beberapa kalimat. Sedikit mengulang pelajaran bahasa Indonesia hehehe…

Fitur Paragraph Microsoft Office

Coba kita “preteli” one by one apa saja yang perlu diatur dalam sebuah paragraf.

“Alignment” atau perataan paragraf. Setiap paragraf dapat diatur bagaimana bentuknya. Terdapat empat bentuk perataan yakni; left, center, right, dan justify.

Spasi paragraf digunakan untuk mengatur jarak antarbaris dalam sebuah paragraf. Ukuran standarnya; 1 atau single, 1,5, 2 atau double. Selain itu, ukuran spasi dapat dilakukan pengaturan secara manual.

Penomoran dalam paragraf terkadang perlu dilakukan. Terdapat 2 jenis yakni; Bullet dan Numbering. Bullet merupakan penomoran menggunakan simbol (selain angka dan huruf). Sedangkan Numbering penomoran menggunakan angka dan huruf.

Bagaimana, apakah ada yang ingin mencoba aplikasi lain selain Microsoft Word untuk berlatih wordprocessing?

Materi #2 Melakuan Editing

Find & Replace

Proses editing pada bagian ini lebih kepada “proofreading”. Langkah ini lebih banyak kepada pemeriksaan kembali apakah sudah sesuai naskah atau tidak.

Pada materi latihan, kalian harus mengganti sebuah kata yang telah diketik. Dalam dunia nyata, mungkin kalian mengetik kata singkatan tertentu misal PLN. Perhatikan contoh berikut;

PLN akan memberlakukan tarif dasar listrik terbaru pertanggal 1 Juli 2020.

Kemudian kalian diminta mengubah kata PLN menjadi Perusahaan Listrik Negara oleh si-Bos menjadi begini;

Perusahaan Listrik Negara akan memberlakukan tarif dasar listrik terbaru pertanggal 1 Juli 2020.

Kelihatannya “sepele” bin gampang. Tinggal blok kata PLN, ketik ulang menjadi Perusahaan Listrik Negara. Beres kan?

Wait ! Kalau naskah ketikannya 1 lembar, oke gampang itu. Bagaimana jika naskah yang diubah 10, 20, atau bahkan 50 lembar. Butuh berapa menit kalian harus menemukan dan mengubah kata PLN tersebut.

microsoft word - fitur find & replace
microsoft word - find & replace

Sesuai kasus di atas, pada kolom “Find What” ketik PLN. Kemudian pada kolom “Replace with” ketik Perusahaan Listrik Negara. Ada 3 pilihan standar yang harus kalian pahami;

  1. Replace; Mengganti kata di kolom “Find What” menjadi kata yang ada di kolom “Replace with” satu persatu
  2. Replace All: Mengganti kata di kolom “Find What” menjadi kata yang ada di kolom “Replace with” secara keseluruhan naskah
  3. Find Next: Mencari kata pada naskah sesuai kolom “Find what” satu persatu.

Saya menyarankan untuk melakukan proses editing ini dengan urutan; Find Next – Replace (diulang berkali-kali sampai sesuai). Penggantian kata one by one akan lebih aman dibandingkan harus “Replace All”, mengapa?

Penggantian secara keseluruhan dikhawatirkan akan mengubah dokumen menjadi tidak sesuai. Misal, kata PLN pada judul dan Subjudul tidak diubah menjadi Perusahaan Listrik Negara. Maka urutan; Find Next – Replace lebih aman digunakan.

Pada kasus lain, penggantian kata bisa menyebabkan perubahan makna sebuah kata. Perhatikan contoh penggantian kata “siswa” menjadi “murid” sebagai berikut;

Mendiknas memberikan sambutan kepada seluruh siswa di kegiatan upacara Hari Pendidikan Nasional

Jika dalam sebuah naskah terdapat kata “siswa” atau rangkaian kata yang mengandung kata “siswa” misal;

Kesiswaan, Mahasiswa, Beasiswa, Siswanya, dan sebagainya

Kata siswa bisa mendapatkan prefiks atau awalan dan sufiks atau akhiran dan gabungan keduanya. Apabila dilakukan “Replace All” maka makna kata tersebut bisa berganti atau tidak sesuai; kemuridan, mahamurid, beamurid, muridnya. Maka lebih aman menggunakan Find Next – Replace.

Columns

Editing yang berikutnya adalah membuat naskah bentuk kolom. Silahkan klik Layout – Page Setup – Columns.

microsoft word - fitur columns
microsoft word - pengaturan columns

Pada pilihan Preset terdapat 5 pilihan default. Bentuk kolom naskah pengetikan lazimnya berbentuk 2 atau 3 kolom. Sedangkan pilihan left atau right tetap berbentuk 2 kolom dengan proporsi lebar kolom yang berbeda.

Untuk pengaturan width and spacing merupakan fitur pengaturan custom. Untuk kolom width merupakan ukuran lebar kolom. Sedangkan spacing merupakan jarak antarkolom dalam sebuah paragraf. Untuk menambahkan aksen garis pemisah antarkolom, silahkan centang line between.

Ingat ! Untuk merubah naskah menjadi bentuk kolom, teks harus diblok terlebih dahulu.

Header & Footer

Editing berikutnya adalah membuat header dan footer. Header biasa disebut kepala halaman sedangkan footer adalah kaki halaman.

microsoft word - header & footer

Pengaturan header sama dengan footer. Misal kita akan membuat footer untuk sebuah naskah. Pilih menu Insert-Header & Footer-Footer.

microsoft word - footer

Terdapat template footer yang disediakan oleh Microsoft Word (lihat gambar). Kalian bisa memilih Blank atau Edit Footer untuk membuat “kaki” dengan style sendiri.

microsoft word - edit footer

Pada bagian bawah naskah, tampilan footer adalah seperti gambar di atas. Meng-edit footer atau header sama halnya mengedit naskah pada umumnya. Kalian bisa memanfaatkan fitur FONT pada menu Home.

Materi #3 Membuat Tabel

Cara membuat tabel menggunakan Microsoft Word cukup mudah. Pahami dulu antara kolom dan baris. Kolom itu “ruang vertikal” sedangkan baris adalah “ruang horisontal”.

Tabel dibutuhkan untuk menyajikan data secara terstruktur. Pembaca “ketikan” kita akan lebih paham jika data yang sifatnya kuantitatif disajikan menggunakan tabel atau bahkan infografis lainnya.

Untuk menggunakan fitur ini silahkan klik menu Insert – Table. Untuk membuat tabel sesuai kebutuhan, arahkan saja mouse ke grid atau “kotak-kotak” yang ada. Aplikasi akan menunjukkan preview tabel yang akan dibuat.

microsoft word - fitur table

Setelah menjadi sebuah tabel, silahkan mengisikan data yang akan disajikan. Biasanya, baris paling atas adalah judul tabel. Dan kolom paling awal atau paling kiri adalah nomor. Tapi ini bukan fixed ya, kembali lagi… sesuai kebutuhan kalian.

Yang paling penting adalah memahami fitur pengaturan lanjutan dari tabel. Ada 2 hal yakni;

  • Design
  • Layout

Untuk mengaktifkan pengaturan ini, cukup klik saja tabel yang dibuat. Otomatis Microsoft Word akan menyajikan 2 fitur tersebut.

microsoft word - fitur table tools

Fitur design lebih kepada bagaimana membuat tampilan tabel menjadi lebih eye catching alias sedap dipandang. Gaya tabel yang terkesan hanya garis-garis hitam bisa diubah melalui pengaturan ini.

Perhatikan baik-baik ! Pengaturan desain tabel secara sederhana hanya ada 2 yakni; secara otomatis dan manual. Cara otomatis cukup klik deretan template yang tersedia di Table Styles. Tinggal klik beres. Sedangkan cara manual bisa kalian coba pada fitur Borders.

Sedangkan fitur Layout merupakan pengaturan tata letak tabel terhadap data.

microsoft word - fitur layout

Ada 4 poin penting seperti pada gambar di atas yakni; Rows & Columns, Merge, Cell Size, dan Alignment.

Apa yang kalian lakukan ketika tabel yang dibuat ternyata kurang atau kelebihan ruang horisontal atau vertikal? Maka fungsi Rows & Columns hadir memberikan tools untuk Insert ataupun delete. Cukup blok baris atau kolom, kalian bisa melakukan penambahan atau pengurangan ruang.

Notes:
Above berarti "ke atas"
Below berarti "ke bawah"

Fitur ke-2 dari layout adalah Merge atau penggabungan. Tapi sebenarnya tidak 100% menggabungkan, tapi ada fitur lain yakni split atau pembagian. Perhatikan gambar berikut;

microsoft word - merge & split

Merge, bisa menggabungkan beberapa kolom atau beberapa baris menjadi 1 sel. Sedangkan split bisa membagi sebuah sel atau range menjadi beberapa kolom dan baris.

Notes:
Sel adalah "1 Kotak"
Range adalah "kumpulan sel"

Next, fitur cell size memberikan pengaturan terhadap ukuran lebar dan tinggi sebuah sel. Jika tidak mau repot, kalian bisa menggunakan bantuan AutoFit.

AutoFit Content akan secara otomatis menyesuaikan ukuran sel sesuai isi atau data. Sedangkan AutoFit Windows akan melakukan penyesuaian ukuran tabel sesuai lebar margin kertas yang digunakan.

Dan yang terakhir adalah fitur perataan teks atau alignment. Ada 2 poin penting yakni align dan direction pada teks.

Align berfungsi untuk menempatkan posisi teks pada sabuah sel. Kombinasi yang digunakan adalah top, center, dan bottom dengan left, center, dan right. Sedangkan direction memiliki fungsi pengaturan orientasi teks secara; normal (teks mengarah dari kiri ke kanan), bottom (teks mengarah dari atas ke bawah), dan top (teks mengarah dari bawah ke atas).

Materi #4 Membuat Surat Massal

Materi ini sebenarnya materi esensial yang terakhir. Dalam aplikasi administrasi perkantoran, surat menyurat adalah hal yang selalu ada setiap saat. Baik surat menyurat secara internal maupun eksternal.

Microsoft Word maupun perangkat lunak lain kemungkinan besar menyediaka fitur-fitur berkenaan surat menyurat. Kalau pada materi #1 sampai materi #3 lebih fokus pada pengaturan teks pada konten. Pada materi #4 ini lebih kepada proses duplikasi “master” surat sebagai konten dengan beberapa database.

Fokus pada kata kunci “surat”. Apa saja komponen surat yang sifatnya dinamis atau tidak tetap?

  1. Penerima surat
  2. Alamat penerima surat
  3. dan identitas atau informasi lain yang berkenaan dengan penerima surat

Ok, let’s practice…

microsoft word - mailings

Ada 4 dari 5 hal penting dari fitur “surat” atau mailings dari Microsoft Word yakni;

  1. Start Mail Merge
  2. Write & Insert Fields
  3. Preview Results
  4. Finish

Start Mail Merge merupakan awal dalam membuat, menentukan, dan meng-edit database surat. Proses pembuatan database surat dengan fitur ini disarankan menggunakan step-by-step mail merge wizard dengan opsi tipe dokumen Letters. Gunakan Use the current documenttype a new list kemudian kalian akan diarahkan menuju tampilan berikut;

microsoft word - type a new list

Agar mudah, sesuaikan database dengan penamaan yang mudah dipahami. Klik Customize Columns – setiap Field Name hapus menggunakan tombol Delete sampai tersisa 3. Asumsinya data yang ingin digunakan hanya nama penerima, alamat peneriman, dan nomor HP penerima. Untuk case yang lain menyesuaikan saja.

3 Field Name yang tersisa, silahkan Rename satu persatu. Setelah itu silahkan input masing-masing field tersebut. Untuk menambahkan “penerima” surat, klik New Entry sejumlah data yang diinginkan. Setelah data dimasukkan, klik OK kemudian simpan database pada lokasi yang mudah diingat dan dicari.

microsoft word - insert merge field

Database surat siap digunakan, cukup klik Insert Merge Field – kemudian klik data apa yang hendak dimasukkan? Jumlah duplikat atau copy surat tergantung dari jumlah database yang dibuat.

microsoft word - result mailing

Untuk melihat hasil <<Nama>> <<Alamat>> dan <<No_HP>> silahkan klik Preview Result. Untuk melihat database berikutnya Kalian bisa klik tombol navigasi Next Record dan Previous Record. Untuk melihat seberapa banyak database yang diinput dalam surat, klik tombol navigasi Last Record.

Langkah terakhir adalah proses pencetakkan. untuk melihat apakah surat sudah sesuai, maka sebelum dicetak perlu dikoreksi ulang. Apakah ada teks yang tidak sesuai, jika ya ! maka perlu memperbaiki master surat terlebih dahulu. Atau mungkin penambahan database surat akan mengubah bentuk atau tatanan. Maka perlu dikoreksi satu persatu dengan melakukan klik Finish & MergeEdit Individual Document.

Jika dirasa sudah sesuai, yakin 100% tidak ada kesalahan maka bisa dilakukan pencetakkan secara langsung. Kalian bisa melakukan klik Finish & Merge – Print Document.

Materi #5 Melakukan Ekspor PDF (Tambahan)

Hasil pengolaha dokumen menggunakan Microsoft Word bisa berbentuk print dan nonprint. Jika output bentuk cetak, jelas kalian membutuhkan printer, tinta, dan kertas. Cukup tekan tombol CTRL + P maka akan muncul pengaturan cetak berikut;

Pengaturan Print Fisik (Paper)

microsoft word - print setup
  1. Copies, menentukan jumlah salinan cetakkan
  2. Printer, menentukan mesin cetak yang digunakan
  3. Printer Properties, pengaturan lanjutan mesin cetak yang digunakan
  4. Setting – Print All Pages, mencetak seluruh dokumen
  5. Setting – Print Selection, mencetak bagian dokumen yang diseleksi/diblok
  6. Setting – Print Current Page, mencetak bagian halaman yang aktif/letak kursor berada
  7. Setting – Custom Print, mencetak bagian halaman tertentu dengan pengaturan lebih lanjut

Pembahasan poin ke-7 mengenai custom print, kalian bisa memasukkan perintah berikut pada kotak Pages:

  1. Halaman tertentu secara acak, ketik; 1, 5, 9, dan seterusnya
  2. Halaman tertentu secara rentang, ketik; 10-20, 30-35 dan seterusnya
  3. Halaman tertentu berdasarkan section; p1s1, p1s1-p10s1 dan seterusnya

Pengaturan Print nonfisik (paperless)

Pencetakkan nonfisik tanpa kertas merupakan bentuk lain dari dokumen Microsoft Word menjadi dokumen tipe lain. Tipe dokumen lain yang umum digunakan adalah PDF. Kenapa PDF?

  • PDF merupakan standar dokumen portable
  • PDF bisa dibaca di perangkat lain secara adaptif
  • PDF memiliki kemampuan dienkripsi

Hampir setiap gadget bisa melakukan mode read dokumen berekstensi PDF. Bahkan file PDF tersebut bisa dilakukan proteksi agar tidak bisa diubah atau di-“otak-atik” selain hanya bisa dibaca.

Untuk menghasilkan dokumen PDF, Microsoft Word pada versi 2010 sampai 2016 sudah dibekali fitur ini. Kalian bisa meng-klik Office Button atau File – Klik ExportCreate PDFDone !

Logo Nitro PDF

Selain menggunakan fitur bawaan tersebut, aplikasi lain yang dapat digunakan untuk menghasilkan file PDF seperti; DoPDF, Adobe Acrobat DC, Nitro PDF, dan lain sebagainya. Mana yang lebih baik? Tentu yang berbayar akan lebih unggul.

Apakah perlu beli? Jika kalian butuh fitur powerfull seperti;

  • Proteksi file PDF yang bisa diatur
  • Hasil file PDF yang bisa disetting kualitasnya
  • Hasil file PDF yang bisa diekspor menjadi bentuk file lain
  • Hasil file PDF yang bisa diedit walaupun masih dalam bentuk PDF

Kalau itu alasannya? Mending beli, ingat nge-Crack dan segala cara yang melanggar hak cipta itu merugikan si-pembuat dan diri sendiri.


Sedikit Tentang Microsoft Word atau Microsoft Office 365

Layanan Microsoft 365 merupakan versai terbaru yang disediakan. Untuk yang non-365, microsoft memberikan fitur “core of the core” yakni; word, excel, dan powerpoint. Untuk yang 365 dibagi menjadi 2 bagian yakni; Personal dan Family.

Baik personal atau family, fitur aplikasi yang diberikan sama yakni; core of the core ditambah Outlook, OneNote, Access, Publisher, OneDrive, dan Skype. Terus bedanya apa?

Microsoft 365 versi personal hanya dapat digunakan oleh 1 pengguna dengan kapasitas penyimpanan OneDrive 1 TB. Sedangkan versi family dapat digunakan oleh 1 orang admin dan 5 orang anggota lainnya. Sehingga Anda bisa mendapatkan total 5 TB penyimpanan “awan”.

Harganya bagaimana? jika non-365 pembelian sekali saja atau beli putus. Sedangkan yang 365 bisa dibayar pertahun atau perbulan. Mana yang lebih baik? silahkan sesuaikan dengan kebutuhan dan kantong Anda wkwkwkwk…

Disclaimer: Penulis menyarankan untuk menggunakan aplikasi Microsoft Word yang berlisensi. Segala hal yang timbul akibat tulisan ini, menjadi tanggungjawab masing-masing.

Tinggalkan komentar

Open chat
Diskusi yuk...