banner blog aplikasi perkantoran penunjang pekerjaan

Aplikasi Perkantoran untuk Menunjang Pekerjaan

Keterampilan aplikasi perkantoran saat ini merupakan salah satu hal yang wajib dikuasai. Apa saja bentuk keterampilan aplikasi perkantoran yang dimaksud? Ada 3 bentuk keterampilan yakni; aplikasi wordprocessing, aplikasi spreadsheet, dan aplikasi presentation.

Mungkin sebagian dari Anda sudah pernah mendengar 3 aplikasi tersebut. Kalau disebut dengan nama Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint apakah Anda kenal? Nah, 3 aplikasi dari Microsoft tersebut merupakan salah satu vendor aplikasi perkantoran yang ada.

sumber: learnerspoint.org

Selain Microsoft, ada vendor lain seperti WPS Office (dulu bernama Kingsoft) dan Open Office. Namun, yang paling familiar bagi sebagian orang adalah milik Microsoft. Padahal, WPS office dan Open Office menyediakan layanan yang gratis. Jadi tak perlu takut “dosa” kalau mau pakai 2 aplikasi tersebut.

Memilih aplikasi perkantoran apapun yang terpenting adalah kemampuan dalam mengoperasikannya. Masing-masing vendor yang telah disebutkan di atas tentu memiliki minus dan plus. Yang terbaik memang yang versi berbayar jika dibandingkan dengan yang gratisan.

Baik, poin pentingnya apa? Aplikasi wordprocessing merupakan aplikasi yang memiliki fungsi utamanya adalah mengolah teks, simbol, dan objek visual. Outputnya jelas dan umum digunakan untuk membuat surat, proposal, dan bentuk dokumen perkantoran lainnya.

Aplikasi spreadsheet memiliki fungsi utama untuk mengolah data angka, terkadang kombinasi angka dan huruf. Bentuk pengolahannya menggunakan lembar kerja “kotak-kotak” atau yang biasa disebut sel dan range. Penggunaan fungsi tabel, fungsi rumus dan formula, dan grafik mendominasi hasil kerja aplikasi ini. Output spreadsheet lebih powerfull untuk menampilkan laporan bagi “decision maker” perusahaan.

Sedangkan aplikasi presentation lebih kepada membantu Anda membuat sebuah tayangan presentasi. Masing-masing perusahaan dalam hal presentasi tentu memiliki standar khusus tentang warna, jenis teks, objek visual tertentu. Tentunya setiap perusahaan akan berlomba-lomba membuat setiap slide presentasi “eye catching”.

Hal-Hal Dasar Aplikasi Perkantoran

Ada beberapa hal dasar yang perlu dipahami mengenai aplikasi perkantoran untuk menunjang pekerjaan. Ada 2, yakni hal-hal umum dan hal-hal khusus terkait masing-masing aplikasi tersebut. Berikut penjelasannya;

Hal-Hal Umum

  1. Template
    Setiap aplikasi perkantoran “biasanya” menyediakan fasilitas template. Fitur ini memberikan kemudahan bagi pengguna untuk menggunakan contoh dokumen jadi sesuai kebutuhan. Template dokumen yang Anda pilih tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan.
    Dengan adanya template tersebut tentu akan mempercepat Anda menyelesaikan pekerjaan di kantor. Anda tidak perlu membuat dari awal atau dasar, cukup otak-atik data teks, angka, warna, dan objek visual lainnya.
  2. Kompatibilitas
    Kompatibilitas adalah kemampuan aplikasi perkantoran menyesuaikan fungsinya dengan aplikasi lain. Contoh sederhananya adalah penggunaan aplikasi export dokumen menjadi file pdf.
    Beberapa aplikasi perkantoran terkadang tidak dilengkapi dengan kemampuan membuat file pdf. Sehingga dibutuhkan aplikasi tambahan untuk mendukung kemampuan tersebut misal; dopdf.
    Bagi mahasiswa tingkat akhir atau dosen, kebutuhan aplikasi tambahan untuk sitasi sangat penting misal; mendeley. Jadi, pilihlah aplikasi perkantoran sesuai kebutuhan pekerjaan Anda.
  3. Ekstensi file
    Ekstensi file merupakan standar jenis file yang dihasilkan oleh aplikasi perkantoran. Sebagai contoh aplikasi wordprocessing akan menghasilkan ekstensi file seperti; .doc, .docx, .rtf, .odt. Ekstensi file tersebut terletak di ujung penamaan file yang Anda berikan ketika membuat sebuah dokumen.
    Vendor seperti Microsoft dan WPS akan dapat saling membaca ekstensi file .doc, .docx, dan .rtf tapi tidak dengan .odt. Mengapa? Karena ekstensi file .odt dihasilkan oleh vendor Open Office. Jadi perhatikan betul-betul aplikasi yang anda gunakan.

Baca Juga: Sistem Operasi dan Aplikasi pada Komputer

Hal-Hal Khusus

Berikut adalah penjelasan hal-hal khusus mengenail detail fitur dan fungsi masing-masing aplikasi perkantoran.

Aplikasi Wordprocessing

IndentasiFont, Paragraph, Page Setup, Header & FooterFitur penting untuk melakukan tata letak pengetikan naskah dokumen
Object VisualTable, Picture, Shapes, WordArt, SymbolFitur penting untuk menambahkan objek visual pada naskah dokumen
MailingsMail Merge, Insert FieldsFitur penting untuk membuat surat massal melalui database.

Aplikasi Spreadsheet

TabelFont, alignment, number, Page SetupFitur penting untuk melakukan tata letak dan tampilan tabel data
Formula & FunctionFungsi statistik, fungsi teks, fungsi aritmatik, fungsi logika, dan fungsi lookupFitur penting untuk melakukan kalkulasi dan analisis data
DataShort & Filter, Data ValidationFitur penting untuk melakukan pengolahan data menggunakan kriteria tertentu
Object VisualPicture, Shapes, WordArt, Symbol, ChartFitur penting untuk menambahkan objek visual dari tabel data

Aplikasi Presentation

SlideSlides, Font, Paragraph, Themes, Header & FooterFitur penting untuk melakukan tata letak tayangan presentasi
Object VisualTable, Picture, Shapes, WordArt, Symbol, ChartFitur penting untuk menambahkan objek visual pada tayangan presentasi
EffectTransition, Animation, TimingFitur penting untuk menambahkan efek perpindahan dan animasi tayangan presentasi

Kemampuan Dasar Penunjang Keterampilan Aplikasi Perkantoran

sumber: mycustomer.com

Kemampuan Mengetik

Mengetik adalah kemampuan yang paling esensial. Penting dan paling utama karena efisiensi waktu akan dapat dicapai. Seyogyanya dalam menggunakan aplikasi perkantoran perlu menguasai kemampuan mengetik 10 jari. Iya, 10 jari bukan “sebelas” jari alias kanan kiri pakai telunjuk saja.

Bagaimana cara melatih kemampuan mengetik 10 jari? Metodenya paling sederhana adalah;

Jempol kiri/kanan menekan tombol SPASI dan tombol ALT
Kelingking Kanan menekan tombol huruf P, tanda titik koma, dan tanda miring
Kelingking Kiri menekan tombol huruf A, Q, Z, angka 1, SHIFT, TAB, dan CAPS LOCK
Si “Manis” kanan menekan tombol huruf L, O, tanda titik, dan angka 9
Si “Manis” kiri menekan tombol huruf S, W, X , dan angka 2
Si “Tengah” kanan menekan tombol huruf I, K, tanda koma, dan angka 8
Si “Tengah” kiri menekan tombol huruf E, D, C, dan angka 3
Telunjuk kanan menekan tombol huruf Y, U, H, J, B, N, M, angka 6 dan angka 7
Telunjuk kiri menekan tombol huruf R, F, T, V, G, B, Y, angka 4, angka 5, dan angka 6

Selain itu, Anda bisa menggunakan aplikasi gratis untuk membantu kemampuan mengetik. Aplikasi tersebut adalah; Rapid Typing, Keybr, Ratatype, Typing Club, dan sebagainya. Dengan menggunakan aplikasi tersebut Anda bisa melakukan semacam permainan mengetik. Dimana akan dimunculkan kombinasi huruf, angka, dan tanda baca. Anda harus mengetik kombinasi tersebut menggunakan jari yang sesuai.

Kemampuan Matematika

Kenapa kemampuan matematika juga penting? Dalam menggunakan aplikasi perkantoran spreadsheet kemampuan ini sangat dibutuhkan. Beberapa fungsi yang digunakan untuk mengkalkulasi atau menganalisis data perlu rumus. Nah, susunan rumus dalam fungsi yang digunakan berpedoman dengan aturan matematika.

Ketika ada pengoperasian penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Bagaimana Anda perlu menempatkan rumus yang terdiri dari tanda operasi tersebut agar sesuai aturan matematika? Belum lagi rumus yang Anda terapkan harus sesuai dengan case tertentu. Bahkan, dalam penulisan fungsi tertentu, setiap aplikasi terdapat sedikit perbedaan penulisan sintaks.

Sintaks adalah standar penulisan fungsi dalam aplikasi spreadsheet

Sebagai contoh dalam perhitungan harga akhir suatu barang setelah mendapatkan potongan voucher dan diskon. Dimana diskon diperhitungkan dari selisih harga awal dikurangi voucher. Perhatikan, mana yang lebih tepat?

  1. Harga akhir = Harga awal – 10% * Harga awal – Voucher
  2. Harga akhir = Harga awal – 10% * (Harga awal – Voucher)

Dalam kalkulasi menggunakan aplikasi spreadsheet, keduanya menghasilkan nilai. Mana yang lebih tepat sesuai dengan case yang diminta?

Kemampuan Seni Grafis

Pekerjaan mengahasilkan dokumen secara visual perlu mengkomodasi unsur grafis. Apa saja unsur grafis? Titik, garis, bangun/bentuk, gambar, dan warna adalah elemen grafis. Dalam menggunakan setiap elemen grafis tersebut pedoman umumnya adalah proporsional dan visual literacy.

Proporsional dalam artian ukurannya sesuai. Pernah melihat gambar atau foto seseorang yang diinsert ke dalam aplikasi wordprocessing yang kondisinya terlalu gemuk atau terlalu kurus? Padahal kondisi sebenarnya orang tersebut memiliki tubuh yang tidak demikian. Maka, perlu cara yang tepat dalam me”resize” ukuran gambar tersebut.

Yang dimaksud dengan visual literacy adalah kejelasan visual. Seseorang dapat dengan mudah membaca dokumen yang berkombinasi dengan unsur grafis. Contoh sederhananya adalah sebuah tabel yang didalamnya terdapat teks berwarna hitam. Mana yang lebih mudah dibaca jika dipadukan dengan warna background abu-abu atau background merah?

Kemampuan Dasar Windows

Apakah Anda sudah familiar dengan kosakata berikut; desktop, taksbar, windows explorer, dan folder ? Jika belum, coba browsing-browsing lagi ya…
Kemampuan dasar windows dalam hal ini ditekankan pada kemampuan menggunakan keyboard dan mouse. Kemampuan menggunakan keyboard identik dengan istilah “shortcut”. Dimana dalam mengoperasikan aplikasi perkantoran membutuhkan “jalan pintas” untuk melakukan perintah khusus.

Contoh shortcut yang paling populer adalah CTRL + C dan CTRL + V. Atau biasa disebut dengan teknik COPAS. Padahal sangat banyak bentuk shortcut yang perlu dipelajari. Anda bisa merujuk pada halaman berikut ini.

Untuk kemampuan menggunakan mouse tidak terlalu banyak dibandingkan dengan keyboard. Istilah penting untuk menguasai si “tikus” ini adalah: Klik, Double Klik, Scroll, Drag, Drop, Drag & Drop. Fungsi mouse dalam aplikasi perkantoran banyak digunakan untuk menseleksi dan memindahkan teks maupun objek.

Baca Juga: Bagian-Bagian Komputer dan Cara Kerjanya

Uji Kompetensi, Cara Mengukur Keterampilan Aplikasi Perkantoran

sumber: whizlabs.com

Sejauh mana kemampuan Anda mengoperasikan aplikasi perkantoran? Pertanyaan ini bisa jadi penting dan tidak. Bagi freshgraduate, sertifikat merupakan bukti fisik atas keterampilan Anda. Sedangkan untuk yang sudah bekerja, keterampilan akan terlihat dari bagaimana cara dan hasil pekerjaan Anda.

Bagaimana cara mendapatkan sertifikat pengakuan dan bagaimana cara meningkatkan keterampilan aplikasi perkantoran Anda? Pertama, anda bisa mendapatkan pengakuan dari lembaga sertifikasi yang kredibel. Terdapat 2 lembaga dari pemerintah yang memiliki kredibilitas dalam memberikan pengakuan tersebut yakni; LSP dan LSK.

LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi) di bawah naungan kementerian tenaga kerja, cocok bagi Anda yang sudah bekerja pada suatu perusahaan. Sedangkan LSK (Lembaga Sertifikasi Kompetensi) berada di naungan kementerian pendidikan dan kebudayaan, cocok untuk yang masih menjadi pelajar atau mahasiswa.

Baik LSP atau LSK, yang perlu diperhatikan adalah cluster yang dipilih adalah komputer khususnya Office Application. Anda bisa mendapatkan informasi atau kesempatan mengikuti uji kompetensi melalui lembaga kursus komputer yang ada. Namun, ada baiknya untuk ditanyakan apakah tempat kursus tersebut dapat menyelenggarakan sertifikasi atau tidak.

Selain kedua lembaga tersebut, sertifikasi kompetensi lain yang dapat diikuti seperti Microsoft dan IC3. Dua lembaga tersebut mendapatkan pengakuan dalam skala internasional. Tentu akan sedikit “naik kelas” pengakuan yang akan Anda dapatkan jika lolos uji kompetensinya. Mau coba yang mana?

Tinggalkan komentar

Open chat
Diskusi yuk...