4 Hal Dasar Spreadsheet Menggunakan Microsoft Excel

4 Hal Dasar Spreadsheet Menggunakan Microsoft Excel

Spreadsheet lebih dikenal sebagai sebuah istilah visualisasi “kotak-kotak” pada layar komputer. Pada awalnya kotak-kotak tersebut terdapat pada buku besar akuntansi yang terdiri dari baris horisontal dan kolom secara vertikal. Jelaslah bahwa pekerjaan tersebut lebih dekat terhadap pengolahan data yang berhubungan dengan “angka-angka”.

Pembahasan ini mengacu pada pola-pola uji kompetensi TIK yang pernah di bahas pada materi sebelumnya di sini.

Kira-kira ada 4 hal yang begitu mendasar. Kenapa saya sebut demikian? karena ada hal-hal advance lainnya yang dapat dilakukan ketika kalian menguasai kemampuan spreadsheet ini.

Jangan lupa link bahan belajarnya di download dulu di sini.

Materi #1 Spreadsheet – Membuat Tabel Data

Sama halnya dengan belajar wordprocessing, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan input data ke lembar kerja. Untuk spreadsheet ini dikenal dengan 2 istilah, yakni;

Sheet atau Worksheet, merupakan 1 halaman aktif yang terdiri dari 256 Kolom dan 65.536 baris. Perpotongan antara kolom dan baris membentuk sebuah “kotak” atau yang biasa disebut sel/cell. Di dalam sel inilah data kita inputkan sekaligus membentuk sebuah “alamat” pada data tersebut.

spreadsheet - sheet atau worksheet

Data pada gambar di atas memiliki identitas alamat B4 (Kolom B baris 4). Hal ini akan berfungsi ketika penerapan rumus dan fungsi pada materi berikutnya. Sedangkan kumpulan data pada suatu sel disebut sebagai range. Penulisan range adalah; C1:D4 yang berarti data diseleksi/dipilih mulai dari sel C1 sampai D4.

Workbook, merupakan kumpulan dari beberapa sheet dalam satu file kerja.

spreadsheet - workbook

Perhatikan gambar di atas, 1 workbook bisa terdiri lebih dari 1 sheet. Misal, workbook laporan kerja 2020 terdiri dari 12 sheet dengan penamaan masing-masing sheet berdasarkan bulan Jan 2020 – Des 2020. Kalian tinggal klik kanan pada kotak Sheet1, Sheet2, dan seterusnya untuk melakukan perubahan.

spreadsheet - edit sheet

Insert untuk menambahkan sheet, Delete untuk menghapus sheet, Rename untuk memberikan penamaan sheet, Move or Copy untuk memindah atau menggandakan sheet. Selebihnya coba dieksplorasi sendiri ya…

Oh ya lupa, untuk dasar yang pertama ini ada baiknya kalian juga mempelajari “pintasan” keyboard atau bahasa kerennya shortcut keyboard. Tujuannya tidak lain dan tidak bukan untuk mencapai efisiensi pekerjaan kalian menggunakan spreadsheet ini.

Link Pintasan Keyboard dari Microsoft di sini.

Oke, kita masuk pada topik utamanya “Membuat Tabel Data”. Perhatikan gambar di bawah ini;

spreadsheet - tabel data

Tampilan tabel tersebut tidak “ujug-ujug” jadi ketika awal pertama membuka aplikasi microsoft excel. Pada prinsipnya tampilan tabel seperti apapun adalah sebuah “style”, baik secara personal maupun perusahaan. Sehingga mau tidak mau kalian harus menduplikasi bentuk dan tampilannya yang sama persis.

Lalu, apa saja tools yang digunakan?

spreadsheet - menu home

Hanya 3 submenu yang paling banyak digunakan; Font, Alignment, dan Number. Untuk Font tidak banyak yang akan dibahas kali ini karena pada pembahasan sebelumnya ketika berlatih wordprocessing sudah banyak dikupas. Hanya saja, perlu difokuskan pada pembuatan style tabelnya untuk menempatkan bentuk-bentuk garis yang digunakan.

spreadsheet - fitur borders

Karena kalian adalah “orang-orang” hebat maka pembahasan one by one fitur tabel di atas ada baiknya langsung pada praktik saja.

spreadsheet - orientation teks

Tambahan muncul pada submenu Alignment – Orientation. Fungsi fitur ini adalah memberikan orientasi atau arah teks pada suatu sel. Arahnya bisa diagonal (searah/berlawanan jarum jam) dan vertikal (up/down). Untuk lain-lainnya hampir sama dengan fitur table pada microsoft word.

spreadsheet - number format

Nah, yang baru berikutnya adalah fitur Number Format. Karena di awal sudah dijelaskan bahwa spreadsheet ini berhubungan dengan “kotak-kotak”, “angka-angka”, dan “akuntansi”, maka perlu ada format yang diberlakukan.

Coba perhatikan tabel “Daftar Gaji & Tunjangan” di bawah ini;

spreadsheet - tabel data

Kolom status yang berisi “TETAP” dan “KONTRAK” menggunakan format number TEXT. Bagaimana dengan kolom gaji pokok, tunjangan, total gaji, catatan terendah-keseluruhan, kira-kira pakai format number apa?

Pilihannya kalau tidak “ACCOUNTING” atau “CURRENCY”. Tapi keduanya menampilkan bentuk yang berbeda saat digunakan. Silahkan berikan pendapat di kolom komentar sebagai bahan diskusi.

Basiclly, format number, khususnya untuk angka yang akan digunakan dalam pengoperasian rumus dan fungsi wajib digunakan. Tidak boleh dilakukan dengan metode inputan manual dengan mengetik; Rp. 3.000.000. Hal ini dapat mengakibatkan “error” ketika diolah menggunakan formula dan function.

Materi #2 Spreadsheet – Menggunakan Rumus dan Fungsi

Apa bedanya rumus dan fungsi? Pembahasannya tidak perlu definitif dan panjang lebar. Perhatikan contoh dibawah ini;

  1. Diskon dihitung dengan cara; Harga awal – (Harga awal x prosentase)
  2. Diskon dihitung dengan cara; Jika harga awal > 1 Juta maka diskonnya 10% jika tidak maka 2,5%

Pernyataan nomor berapa yang harus diselesaikan dengan menggunakan rumus dana mana yang menggunakan fungsi?

OK ! Sebelum membahas pertanyaan di atas, ada baiknya kalian mempelajari terlebih dahulu mengenai operator matematika.

Operator matematika merupakan sebuah simbol atau tanda untuk melakukan perhitungan sebuah data. Apa saja?

  1. Sama dengan ” = “
  2. Penjumlahan ” + “
  3. Pengurangan ” – “
  4. Perkalian ” * “
  5. Pembagian ” / “
  6. Pangkat ” ^ “

Selanjutnya, kalian harus memahami sifat-sifat operasi matematika untuk penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Perhatikan contoh berikut;

  1. 15 * 2 / 3 + 10 – 6 = 14
  2. 15 * 2 / ( 3 + 10 – 6 ) = 4,3
  3. 15 * (2 / 3 + 10 ) – 6 = 44

Coba ingat-ingat kembali pelajaran matematika ketika SMP atau SMA tentang sifat operasi matematika. Contoh perhitungan di atas setidaknya ada 1 hal yang dapat kita ingat bahwa;

  1. Perkalian dan pembagian selalu di dahulukan daripada penjumlahan dan pengurangan
  2. Tanda ( ) memiliki fungsi untuk mendahulukan pengoperasian bilangan sesuai dengan syarat-syarat tertentu.

Baik menggunakan rumus ataupun fungsi, kedua hal di atas merupakan dasar. Maka wajib dipahami !

Ada setidaknya fungsi dasar yang biasa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan di tempat kita bekerja, yakni;

  1. Fungsi Aritmatika
  2. Fungsi Statistik
  3. Fungsi Teks
  4. Fungsi Logika
  5. Fungsi Refrensi

Materi #3 Spreadsheet – Mengolah Data

Materi #4 Spreadsheet – Penyajian Data

Tinggalkan komentar

Open chat
Diskusi yuk...